Nasze codzienne funkcjonowanie zmierza w kierunku cyfrowego świata.
Coraz częściej zamiast podpisywać tradycyjnie dokumenty potrzebujemy podpisać pismo podpisem EPUAP. Najczęściej korzystamy w tym zakresie do stworzenia podpisu
za pośrednictwem bankowości elektronicznej. W celu zalogowania się do usługi przechodzimy procedurę taką samą jak przy logowaniu do strony banku.

Możemy również stworzyć podpis nie angażując bankowości elektronicznej. W tym celu musimy podać swoje dane osobowe, adres e-mail i nr telefonu. Różnica polega na tym, że dla nadanie funkcjonalności naszemu podpisowi konieczne jest odwiedzenie z dowodem osobistym punktu autoryzacyjnego (Urzędu Skarbowego, Oddziału ZUS, punktu Narodowego Funduszu Zdrowia lub  Agencji  Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa), celem potwierdzenia założonego podpisu. Powyższe podyktowane jest kwestiami bezpieczeństwa, ponieważ podpis cyfrowy ma takie same skutki jak podpis tradycyjny, a tym samym może wiązać się dla nas z zawarciem określonych umów cywilno-prawnych, które z kolei wiążą się z określonymi konsekwencjami.

Dla większości z nas najłatwiejszą formą będzie podpisanie dokumentów przez bankowość elektroniczną, jednakże jeśli dużo korzystamy z usługi to pod rozwagę należy wziąć założenie konta z jego autoryzacją w danym punkcie. Powyższe wynika z faktu, 
że Banki często mają mocniejsze zabezpieczenie i w codziennym funkcjonowaniu, logowanie do banku wymaga więcej autoryzacji, a tym samym trwa dłużej.

Czasem zastanawiamy się dlaczego warto założyć profil EPUAP. Głównie zakładają go osoby, które składają wnioski do ZUS o świadczenie wychowawcze, tj. popularne 800+, ale wskazana usługa pozwala nam na korzystanie z wielu usług, do których zalogowanie wymaga złożenia podpisu EPUAP. Przykładem takich portali jest PUE ZUS,
IKP, mObywatel, praca.gov czy podpisywanie tzw. pisma ogólnego, które po pobraniu może być wysłane do dalszego odbiory choćby pocztą e-mail.

Wskazany profil jest nie tylko wykorzystywany do korespondencji z Urzędami,
ale co raz częściej w prywatnych relacjach, w których podpisywane są umowy na odległość, właśnie przy użyciu podpisu elektronicznego.

W celu podpisania dokumentu elektronicznie należy wejść na stronę: https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

gdzie wybieramy drugą opcję i podpisujemy dokument w formacie pdf, który ostatecznie podpisany zostanie w formacie PAdES. Gdy przejdziemy do kroku, w którym wykonujemy podpis to domyślnie pojawia się podpis w prawym górnym rogu, jednakże możemy przesunąć miejsce złożenia podpisu przeciągając nasz podpis w miejsce, gdzie chcielibyśmy żeby był ujawniony. Zasadniczo pisma podpisuje się pod ich treścią, a nie nad nią. W przypadku dokumentów elektronicznych nie ma to dużego znaczenia. Zmienia się sytuacja, gdy drukujemy taki dokument i podpisy są złożone przez parę osób w tym samym miejscu i po prostu nie są czytelne. W tego typu przypadkach warto zadbać, żeby podpis był umiejscowionych pod pismem i nie pokrywał się treściowo z innymi podpisami.

Pamiętajmy, że po podpisaniu dokumentu konieczne jest pobranie podpisanego dokumentu, gdyż często zapominamy o powyższym, co kończy się konieczności ponownego złożenie podpisu.